企業(yè)搬遷對于企業(yè)來說是非常重要的,行政在籌備這項(xiàng)事宜時怎樣才能做到有條不紊,整齊有序呢?
首先需要制定一套規(guī)范流程,企業(yè)搬遷大致可以分為六步,分別是:項(xiàng)目準(zhǔn)備、啟動——新辦公室準(zhǔn)備——聯(lián)系搬家服務(wù)商——搬家——收尾工作——喬遷派對。
本文框架:
通過上圖可以清晰地看出搬家的整套流程規(guī)范,特別是搬家前和搬家中需要行政準(zhǔn)備和執(zhí)行的工作比較多,行政伙伴一定要注意把每個環(huán)節(jié)都把握好,執(zhí)行到位。
接下來一起來看下具體需要注意哪些細(xì)節(jié)吧!
1、項(xiàng)目準(zhǔn)備、啟動
項(xiàng)目準(zhǔn)備、啟動階段主要是確定搬遷的一些事宜,比如:時間、物品、地址、路線、預(yù)算等;還要物業(yè)溝通相關(guān)的手續(xù),以及公司資產(chǎn)盤點(diǎn)和制定一些列的計(jì)劃。
其中計(jì)劃的制定和資產(chǎn)盤點(diǎn)尤為重要
①首先需要做一個大致的項(xiàng)目流程表格,有助于統(tǒng)籌整體,把握節(jié)奏。可以根據(jù)搬家流程中的不同環(huán)節(jié)制定時間節(jié)點(diǎn),重要事項(xiàng)重點(diǎn)標(biāo)注。
A、如果公司體量較大,可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要把各部門劃分為兩批進(jìn)行搬遷。征詢業(yè)務(wù)部門的意見,既可以敲定符合整體利益的搬家節(jié)奏,也能避免一刀切服務(wù)和影響部門重要業(yè)務(wù)進(jìn)展。
B、如果沒有相關(guān)經(jīng)驗(yàn),可以采用倒推法,劃分好節(jié)點(diǎn)環(huán)節(jié)后預(yù)估每個環(huán)節(jié)所需時間,從最后環(huán)節(jié)開始往前倒推。
、谫Y產(chǎn)盤點(diǎn):辦公用品、辦公設(shè)備、通信設(shè)備、財(cái)務(wù)、機(jī)房等
搬遷前需要做好辦公區(qū)內(nèi)的資產(chǎn)盤點(diǎn),不僅是為后續(xù)打包做準(zhǔn)備,也是據(jù)此預(yù)估搬遷成本。
主要有以下幾個方面:
、、辦公家具:主要指桌、椅、柜、沙發(fā)、茶幾等。可以分區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì),包括部門工位、公共辦公區(qū)如會議室以及其他區(qū)域。
②、辦公電器:包括辦公區(qū)域的電腦、凈化器、空調(diào)、打印機(jī)以及通信設(shè)備,茶水間的微波爐、熱水器等。
③、貴重物品:包括酒水、現(xiàn)金、保險柜等。
2、新辦公室準(zhǔn)備
第二步是新辦公室的準(zhǔn)備和布置,主要是整個辦公環(huán)境的安排、各部門的辦公場所分布和一些服務(wù)指南。
其中具體操作都包含哪些內(nèi)容
設(shè)備檢查:提前檢查網(wǎng)絡(luò)、電話、機(jī)房等,確保入駐后正常辦公人員分布:提前布置好區(qū)域劃分標(biāo)識、工位標(biāo)簽、辦公區(qū)域平面圖明細(xì),方便到達(dá)新辦公場所物品的整理、擺放、就位
服務(wù)指南:準(zhǔn)備新辦公環(huán)境地圖,做一些功能區(qū)標(biāo)注、路標(biāo)指引等,可以提前給員工們宣傳一下
我司在搬遷前,就對新址先進(jìn)行了一波宣傳。辦公室、會議室、茶水間、休息室、健身房......從辦公區(qū)到休閑區(qū),都勾起了員工對新址的向往。
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